Apakah kalian pernah membuat surat? Ya, sebelumnya surat merupakan alat komunikasi utama yang digunakan masyarakat untuk berinteraksi sebelum adanya handphone. Secara universal, surat merupakan suatu tempat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan sebuah informasi dalam bentuk tulisan pada sebuah kertas oleh satu pihak dengan ditujukan pada pihak lainnya baik secara perorangan, kelompok, maupun organisasi atau perusahaan. Surat pun ada beragam jenisnya, salah satunya adalah surat dinas atau yang biasa disebut dengan surat resmi.
Surat dinas merupakan alat komunikasi tertulis antara dua pihak yang menyangkut perihal kedinasan atau kelembagaan. Dalam penulisan surat yang benar, dibutuhkan pemakaian Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan (EYD) agar menghasilkan tulisan yang padu dan pesan bisa disampaikan dengan baik. Surat dinas bukan hanya sekadar cara formal dalam berkomunikasi tapi juga mencerminkan profesionalisme dan kredibilitas sebuah lembaga. Ada banyak tujuan membuat surat dinas, mulai dari mengirimkan undangan rapat, memberikan pemberitahuan penting, hingga memohon informasi.
Mari kita simak lebih lanjut pengertian surat dinas, struktur surat dinas, surat dinas contohnya, serta penulisannya yang benar.
Periksa di sini untuk mengetahui apa itu Gurindam
Pengertian Surat Dinas
Surat dinas adalah jenis surat yang menyampaikan keterangan resmi kepada pihak selain organisasi yang bersangkutan dalam bentuk pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyerahan dokumen atau barang resmi atau hal-hal resmi lainnya.
Selain itu, surat dinas atau surat resmi diartikan sebagai alat komunikasi tertulis dari pemerintah. Surat dinas juga dapat digunakan untuk komunikasi internal antara departemen atau karyawan dalam sebuah organisasi. Beberapa pendapat ahli tentang pengertian surat dinas sebagai berikut;
- Menurut mustakim; Surat dinas diartikan sebagai alat komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan usaha dan kegiatan resmi suatu instansi.
- Menurut Soedjito dan Solchan, surat dinas adalah surat dari instansi pemerintah atau swasta kepada instansi pemerintah atau swasta dan sebaliknya. Harus menggunakan bahasa baku, yaitu bahasa yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dalam hal ejaan, pilihan kata, dan kalimat. Bahasa yang digunakan dalam bahasa abjad adalah bahasa yang valid. Artinya sederhana, padat, jelas, sopan, menarik.
- Menurut Badudu, surat dinas adalah penggunaan bahasa yang sesuai dengan semua aturan, sistem atau format yang berlaku, baik dalam struktur kata dan kalimat, maupun dalam penggunaan tanda baca, penggunaan paragraf atau paragraf, dan lain-lain.
Adapun prinsip dalam membuat surat dinas adalah sebagai berikut.
- Mempunyai tujuan: Surat harus bisa menyampaikan informasi tujuan yang jelas.
- Hemat ekonomis: Isi surat harus singkat, jelas, dan tak bertele-tele.
- Berorientasi pada pembaca: Harus menyusun surat yang bisa pembaca pahami.
Prinsip-prinsip penulisan surat yang benar di atas haruslah diperhatikan agar surat resmi dapat diterima sebagaimana mestinya.
Dalam pembahasa lebih lanjut, jenis surat dinas juga cukup beragam. Jenis surat dinas ini dibedakan berdasa pada tujuan dan fungsinya. Misalnya surat undangan yang menjadi alat untuk memanggil peserta acara suatu organisasi, surat pengumuman yang dikirimkan kepada semua pihak, dengan isi yang sama, agar semua pihak mengetahui (untuk memperoleh informasi) bahwa isi surat itu sama, surat perintah yang dikeluarkan kepada seseorang atau suatu unit dalam suatu organisasi dengan maksud untuk meminta orang atau unit tersebut melakukan sesuatu sesuai dengan isi surat tersebut. Ada juga surat Instruksi yang berisi perintah untuk melakukan sesuatu dan instruksi untuk melakukan tindakan itu. Serta surat perjalanan dinas yang memuat keterangan tentang penunjukan penugasan seseorang dari organisasi/badan yang ditunjuk ke suatu tempat (daerah, organisasi/badan) untuk melakukan sesuatu yang diperlukan dan ditugaskan oleh organisasi/badan tersebut.
Cek di sini untuk mengetahui pengertian puisi
Cara Membuat Surat Dinas dan Struktur Surat Dinas
Dalam bahasa Inggris, surat dinas disebut official letter. Untuk melakukan ini, Anda harus menggunakan kata-kata standar, tujuannya harus efektif dan jelas. Sehingga maksud dari surat tersebut dipahami oleh penerimanya.
Tentu saja, surat dinas berbeda dengan surat pribadi. Perbedaan surat dinas dan surat pribadi secara harfiah, yakni surat dinas adalah surat yang bersangkutan dengan kelembagaan, jabatan, atau kedinasan. Sedangkan, surat pribadi adalah surat yang ditujukan untuk tujuan pribadi yang tidak berhubungan dengan kelembagaan. Penggunaan bahasa pun berbeda. Surat dinas memakai bahasa baku dan bersifat resmi sedangkan surat pribadi menggunakan bahasa tidak baku atau santai dan bersifat tidak resmi yang mengandung keperluan pribadi penulis.
Ada beberapa ciri khusus dalam penulisan surat dinas yang perlu diperhatikan. Adapun ciri-ciri surat dinas sebagai berikut;
- Memiliki kop surat(kepala surat) yang menyebutkan nama lembaga atau instansi yang mengeluarkan surat resmi tersebut.
- Menggunakan bahasa baku dan formal, sesuai kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar serta Ejaan Yang Disempurnakan (EYD).
- Di dalam surat dinas, selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran jika ada.
- Dibuat dengan bahasa yang efektif namun tetap jelas supaya mudah dipahami konteksnya.
- Tidak menggunakan bahasa implisit, tetapi menggunakan bahasa eksplisit dan dibuat dalam format tertentu.
- Pada beberapa kondisi tertentu, surat dilengkapi dengan stempel atau cap khusus.
- Dilengkapi dengan salam pembuka dan salam penutupsebagai bentuk kesopanan.
Periksa di sini untuk mengetahui pengertian dari resensi buku
Struktur Surat Dinas
Sebagai surat resmi, surat resmi harus memiliki aturan penulisan yang terstruktur. Struktur surat dinas adalah sebagai berikut:
- Kop Surat
Sebagaimana dijelaskan di atas, kop surat adalah bagian dari surat yang berisi informasi tentang alamat, nomor telepon, dan nama instansi.
- Tanggal surat
Tanggal surat menunjukkan kapan surat diterbitkan.
- Nomor Dokumen
Bagi suatu instansi resmi, keberadaan nomor pada surat dinas sangatlah penting. Karena tujuannya adalah untuk memudahkan segala prosedur administrasi.
- Perihal
Subjek Bagian ini sering menampilkan informasi tambahan dalam pesan formal.
- Lampiran
Lampiran adalah dokumen atau file yang berisi informasi tambahan dari kiriman.
- Nama dan Alamat Tujuan
Surat resmi yang dibuat harus mencantumkan nama penerima dan alamat yang akan dikirim.
- Sambutan Dengan sifat formal dan Resmi
salam pembuka sangatlah penting. Karena setelah bagian ini ada transmisi isi utama sebuah surat.
- Badan surat
Badan surat biasanya ditulis singkat, jelas dan padat. Agar isinya mudah dipahami.
- Salam Penutup
Salam penutup dilampirkan pada surat dinas setelah badan surat.
- Nama, perangko, dan salinan
Bagian ini biasanya mencantumkan nama orang yang bertanggung jawab atas orang yang mengeluarkan surat, dan biasanya menerima stempel resmi.
Cek di sini untuk mengetahui apa itu teks deskripsi
3 Contoh Surat Dinas yang Benar
Setelah memahami pengertian surat dinas, jenisnya, dan bagaimana membuat surat dinas yang benar, mari perhatikan beberapa contoh surat dinas di bawah ini. Contoh surat dinas yang benar berikut akan memberi pemahaman tambahan agar Anda lebih memahaminya.
Contoh 1 (Surat Dinas Penugasan Kerja)
Nomor: 01/PT-XYZ/VIII/2023
Perihal: Penugasan Kerja
Lampiran : -
Jakarta, 18 Agustus 2023
Kepada,
Yth. Direktur Utama
PT XYZ
Di Gedung Jakarta
Dengan hormat,
Dalam rangka menjalankan tugas dan fungsi PT. XYZ, kami dengan ini mengirimkan surat penugasan kerja kepada:
Nama : Budi Pekerti
Jabatan : Manager
Agar dapat mengikuti workshop Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan di Bandung selama 5 hari dan membuat laporan selambatnya 1 bulan setelah workshop selesai.
Demikianlah surat ini kami sampaikan. Semoga yang bersangkutan dapat mengerjakan tugas dengan sebaik-baiknya. Atas perhatiannya kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
Arya Saloka
Contoh 2 (Surat Undangan Dinas)
Kop Surat:
Himpunan Mahasiswa Masjid Sutan Takdir Alisjahbana
Jl. Sawo Manila No. 77
Lampiran : Susunan Kegiatan
Perihal : Undangan Acara Gebyar Ramadhan
Kepada Yang Terhormat,
Kinanti Afflaha Nissa
Ketua Umum HIMASINA UNAS Di- Tempat
Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
Segala puja dan puji syukur kehadirat Allah SWT atas nikmat dan karunianya kita masih diberikan kesehatan dan keselamatan. Shalawat serta salam selalu tercurahkan kepada Rasulullah Shallallahu Alaihi Wasallam Beserta Keluarga,para sahabatnya dan seluruh kaum muslimin. Aamiin. Sehubungan dengan akan dilaksanakannya Acara Gebyar Ramadhan mengusung tema “Semarak Ramadhan, Memperkuat Iman” yang diselenggarakan oleh Lembaga Dakwah Kampus Himpunan Mahasiswa Masjid Sutan Takdir Alisjahbana Nurul ‘Ilmi Universitas Nasional, kami selaku panitia pelaksana bermaksud mengundang HIMASINA Universitas Nasional dan Mahasiswa Jurusan Sastra Indonesia untuk menghadiri Acara Gebyar Ramadhan, yang Insyaallah akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Selasa, 19 April 2022
Pukul : 15.30 WIB – selesai
Tempat : Masjid Sutan Takdir Alisjahbana Universitas Nasional
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan, kami ucapkan jazakumullah khairan katsiran. Billahi taufiq Wal Hidayah, Wassalamu’alaikum
Contoh 3 (Surat Pemecatan)
Kop surat :
Nomor : 078/HIMASINA/XI/2022
Lampiran : 1 (satu)
Perihal : Surat Pengeluaran Anggota
Yang Bersangkutan Menerangkan Bahwa :
Nama : Siti Sarah
NPM : 192001516023
Jabatan : Anggota Dana Usaha
Surat ketentuan ini di buat berdasarkan AD/ART Himpunan Mahasiswa Sastra Indonesia dan anggota kami tidak ada ketegasan dan pertanggung jawaban dari yang bersangkutan.
Dengan ini menerangkan bahwa yang tersebut di atas telah di lepas jabatannya (keluar) dari anggota kepengurusan Himpunan Mahasiswa Sastra Indonesia, atas pertimbangan dan ketentuan bersama.
Demikian surat keterangan ini kami buat dengan sebenarnya, atas perhatian kami ucapkan terimakasih.
Hormat kami,
Ketua Sumber Daya Manusia dan Keorganisasian
Ziaggi Fadhil Zahran
Sekarang, dapatkah Anda menulis surat dinas? Untuk belajar lebih lanjut, Anda juga dapat mengikuti kursus privat bersama Superprof. Semua yang terbaik hanya untuk Anda!
Apa Anda menyukai artikel ini? Berikan penilaian Anda
Loading...
